Datenschutz

Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO

Der verantwortungsvolle Umgang mit personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Der Schutz Ihrer Privatsphäre sowie die Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität Ihrer personenbezogenen Daten sind für uns von zentraler Bedeutung. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich sorgfältig, zweckgebunden und im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Hierzu haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um ein angemessenes Schutzniveau bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sicherzustellen. 

In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher rechtlichen Grundlage dies geschieht sowie darüber, welche Rechte Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Fitness Studio Lifestyle

Siemensstraße 8 
88239 Wangen im Allgäu
Deutschland

Telefon: 07522 / 1338
E-Mail: kontakt@fitness-studio-lifestyle.de
 

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Benedict Lenz

EXACON Prüf- und Sachverständigengesellschaft mbH
Untere Gallusstraße 34
D - 88677 Markdorf 

E-Mail: dsb-fitness-studio-lifestyle@exacon-gmbh.de
 

Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO informieren wir Sie über die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen. Sofern die Rechtsgrundlage in den jeweiligen Datenschutzhinweisen nicht ausdrücklich benannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für Verarbeitungen auf Grundlage einer Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 7 DSGVO. Die Rechtsgrundlage für Verarbeitungen, die zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dies gilt insbesondere, soweit die Verarbeitung zur Erbringung unserer Leistungen oder zur Bearbeitung entsprechender Anfragen erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage für Verarbeitungen, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO die Rechtsgrundlage. Soweit öffentliche Stellen personenbezogene Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe verarbeiten, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, ist die Rechtsgrundlage regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit der jeweils einschlägigen gesetzlichen Grundlage. Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder eines Dritten erforderlich ist und die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen nicht überwiegen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage. Dies gilt nicht für Verarbeitungen, die durch öffentliche Stellen in Erfüllung ihrer Aufgaben vorgenommen werden.

Datenlöschung und Speicherdauer

Wir halten uns an die Grundsätze der Datenminimierung gem. Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO und Speicherbegrenzung gem. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen Aufbewahrungsfristen vorsehen. Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks bzw. nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfristen, werden die entsprechenden Daten schnellstmöglich gelöscht.

Externe Links

Diese Webseite kann Links zu Webseiten Dritter bzw. zu anderen Webseiten in unserer Verantwortung enthalten. Folgen Sie einem Link zu einer der Webseiten außerhalb unserer Verantwortung, beachten Sie bitte, dass diese Webseiten über ihre eigenen Datenschutzinformationen verfügen. Für diese fremden Webseiten und deren Datenschutzhinweise übernehmen wir keine Verantwortung oder Haftung. Überprüfen Sie daher vor Nutzung dieser Webseiten, ob Sie mit den dortigen Datenschutzerklärungen einverstanden sind.

Externe Links erkennen Sie entweder daran, dass sie farblich etwas abgesetzt vom restlichen Text oder unterstrichen dargestellt werden. Ihr Cursor zeigt Ihnen externe Links an, wenn Sie diesen über einen solchen Link bewegen. Erst wenn Sie auf einen externen Link klicken, werden Ihre personenbezogenen Daten zum Ziel des Links übertragen. Dabei erhält der Betreiber der anderen Webseite insbesondere Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt, zu dem Sie den Link angeklickt haben, die Seite, auf der Sie den Link angeklickt haben, sowie weitere Informationen, die Sie in den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters finden. 

Bitte beachten Sie auch, dass einzelne Links zu einer Datenübermittlung außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums führen können. Hierdurch könnten ausländische Behörden Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Möglicherweise stehen Ihnen keine Rechtsbehelfe gegen diese Datenzugriffe zu. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre personenbezogenen Daten zum Linkziel übertragen werden oder gar unerwünscht dem Zugriff ausländischer Behörden ausgesetzt werden, klicken Sie bitte keine Links an. 

Ihre Betroffenenrechte

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.

Bereitstellung der Webseite (Webhoster)

Unsere Webseite wird gehostet bei:

Mittwald CM Service GmbH & Co. KG
Königsberger Str. 4-6, 32339 Espelkamp
Deutschland

Wenn Sie unsere Webseite aufrufen, erheben und speichern wir automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles. Diese Informationen übermittelt Ihr Browser automatisch an unseren Server bzw. an den Server unseres Hostingunternehmens.

Dies sind:
 

• IP-Adresse des Endgerätes des Webseitenbesuchers
• Verwendetes Gerät
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Betriebssystem des Besuchers
• Browsertyp und Version
• Name der abgerufenen Datei
• Zeitpunkt der Serveranfrage
• Menge der Daten
• Information, ob der Abruf der Daten erfolgreich war

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Statt diese Webseite auf einem eigenen Server zu betreiben, können wir sie auch auf dem Server eines externen Dienstleisters (Hostingunternehmen) betreiben lassen, den wir in diesem Fall weiter oben genannt haben. Die von dieser Webseite erfassten personenbezogenen Daten werden dann auf den Servern des Hostingunternehmens gespeichert. Ergänzend zu den oben genannten Daten speichert der Webhoster für uns z.B. auch Kontaktanfragen, Kontaktdaten, Namen, Webseitezugriffsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die technisch fehlerfreie Darstellung und Optimierung dieser Webseite. Sofern die Webseite aufgerufen wird, um mit uns in Vertragsverhandlungen zu gehen oder einen Vertrag abzuschließen, dient als weitere Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).  Für den Fall, dass wir ein Hostingunternehmen beauftragt haben, besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung mit diesem Dienstleister.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sofern wir zukünftig in Einzelfällen Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung einsetzen sollten, werden wir hierüber gesondert informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Bewerbungsverfahren sowie Aufnahme in einen Talentpool

Art und Zweck der Verarbeitung:

Im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Durchführung von Bewerbungsverfahren verarbeiten wir personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, um über die Besetzung offener Stellen zu entscheiden. Die Verarbeitung dient insbesondere der Prüfung der fachlichen Eignung, Befähigung und Qualifikation sowie der Organisation, Durchführung und Dokumentation des Auswahlverfahrens. Im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens werden personenbezogene Daten insbesondere verarbeitet, um:

• Bewerbungen entgegenzunehmen, zu verwalten und zu prüfen,
• Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen in Bezug auf die ausgeschriebene Stelle zu bewerten,
• mit Bewerberinnen und Bewerbern zu kommunizieren (z. B. für Rückfragen oder Einladungen zu Gesprächen),
• Auswahlentscheidungen vorzubereiten, zu treffen und nachvollziehbar zu dokumentieren,
• interne Stellen einzubinden, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich oder gesetzlich vorgesehen ist (z. B. Personalabteilung, zuständige Fachabteilungen, Geschäftsführung sowie – sofern eingerichtet und beteiligt – Arbeitnehmervertretungen).

Optional: Aufnahme in einen Talentpool

Sofern Bewerberinnen und Bewerber gesondert in die Aufnahme in einen Talentpool einwilligen, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten darüber hinaus, um sie bei zukünftigen, ihrem Profil entsprechenden Stellenbesetzungen berücksichtigen und kontaktieren zu können. Die Verarbeitung im Rahmen des Talentpools erfolgt unabhängig vom konkreten Bewerbungsverfahren und ausschließlich auf Grundlage der erteilten Einwilligung.

Datenkategorien:

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten: z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. Geburtsdatum
• Kommunikationsdaten: z. B. Schriftwechsel im Rahmen des Bewerbungsverfahrens sowie Gesprächsnotizen aus Telefon-, Video- oder Vorstellungsgesprächen
• Bewerbungs- und Qualifikationsdaten: z. B. Angaben aus Lebenslauf, Anschreiben und beigefügten Unterlagen (Ausbildung, beruflicher Werdegang, Zeugnisse, Qualifikationen, Referenzen)
• Optionale Angaben: z. B. Bewerbungsfoto, Interessen, Angaben zu beruflichen Online-Profilen (z. B. LinkedIn oder XING) oder sonstige Informationen, die freiwillig übermittelt werden
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO): Soweit von Ihnen freiwillig mitgeteilt (z. B. Gesundheitsdaten, Angaben zur Schwerbehinderung, Religionszugehörigkeit)
• Daten aus dem Bewerbungsverfahren selbst: z. B. interne Bewertungs- und Entscheidungsnotizen, Gesprächsprotokolle sowie Dokumentationen interner Beteiligungen, soweit diese für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich oder gesetzlich vorgesehen sind
• Technische Daten bei Nutzung des Bewerbungsportals: z. B. Upload- und Systemprotokolle im Zusammenhang mit der Nutzung eines Bewerbungsportals (Datum und Uhrzeit des Bewerbungseingangs, ggf. IP-Adresse, Logdaten)

Sofern Bewerberinnen und Bewerber in die Aufnahme in einen Talentpool einwilligen, verarbeiten wir die im Bewerbungsverfahren erhobenen personenbezogenen Daten darüber hinaus, um sie bei zukünftigen Stellenbesetzungen berücksichtigen und kontaktieren zu können.

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Auswahlverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Sofern Bewerberinnen und Bewerber im Zuge ihrer Bewerbung besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO mitteilen (z. B. Gesundheitsdaten oder Angaben zu einer Schwerbehinderung), erfolgt die Verarbeitung dieser Daten auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist.

Soweit im Einzelfall gesetzliche Verpflichtungen bestehen, insbesondere aus dem Arbeits- oder Sozialrecht sowie im Rahmen von Nachweis- und Dokumentationspflichten, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

In Einzelfällen kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen, insbesondere zur internen Organisation und Dokumentation des Bewerbungsverfahrens sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Dabei werden die berechtigten Interessen des Unternehmens stets gegen die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen abgewogen.

Sofern Bewerberinnen und Bewerber freiwillig in die Aufnahme in einen Talentpool einwilligen, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die Kontaktdaten des Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen. Dies sind insbesondere die mit dem Bewerbungsverfahren betrauten Personal- und Fachbereiche sowie die zuständigen Entscheidungsträger (ggf. Personalabteilung / HR-Abteilung, die jeweils zuständigen Fachabteilungen, die Geschäftsführung).

Sofern externe Dienstleister eingesetzt werden, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (z. B. Anbieter von Bewerbermanagementsystemen, IT-Dienstleister oder Hosting-Provider), erfolgt dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO. Diese Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und unter Einhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zu verarbeiten.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt darüber hinaus nur, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht, dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann im Einzelfall stattfinden, insbesondere im  Zusammenhang mit der Nutzung von IT-Systemen, Cloud-Diensten oder konzernweiten Anwendungen. In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Das bedeutet, dass entweder ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das betreffende Land besteht (z. B. für das Vereinigte Königreich, die Schweiz oder Kanada), oder durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln und ggf. ergänzenden Schutzmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt wird.

Speicherdauer:

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Entscheidung über die Besetzung einer Stelle erforderlich ist.

Erfolgreiche Bewerbung: Sofern es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt, werden die im Bewerbungsverfahren erhobenen personenbezogenen Daten in die Personalakte überführt und entsprechend den für Beschäftigtendaten geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterverarbeitet.

Abgelehnte Bewerbungen: Sofern es nicht zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt, werden die personenbezogenen Daten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Die Aufbewahrung für diesen Zeitraum erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere zur Dokumentation des Auswahlverfahrens und zur Verteidigung gegen mögliche rechtliche Ansprüche (z. B. Nachweispflichten im Rahmen des AGG).

Talentpool: Sofern Sie in die Aufnahme in einen Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zweck über den Abschluss des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Die Daten werden in diesem Fall für einen Zeitraum von bis zu 24 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine erneute Einwilligung erfolgt oder Sie Ihre Einwilligung nicht zuvor widerrufen.

Unabhängig von den genannten Fristen werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald:

• der Zweck der Verarbeitung entfällt,
• eine erteilte Einwilligung widerrufen wird oder
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung nicht entgegenstehen.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie ist jedoch erforderlich, um Ihre Bewerbung prüfen und das Bewerbungsverfahren durchführen zu können. Sofern Sie die für das Bewerbungsverfahren erforderlichen personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, kann Ihre Bewerbung nicht oder nicht vollständig berücksichtigt werden.

Die Angabe freiwilliger Informationen (z. B. zusätzliche Anlagen oder weiterführende persönliche Angaben) ist nicht erforderlich und hat keinen Einfluss auf das Auswahlverfahren.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten für eine Aufnahme in einen Talentpool erfolgt freiwillig. Eine Nichterteilung oder ein späterer Widerruf der Einwilligung hat keine Auswirkungen auf das laufende Bewerbungsverfahren.

Kontaktaufnahme (Mail/Formular/telefonisch/schriftlich)

Art und Zweck der Verarbeitung:
 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme, wenn Sie mit uns in Verbindung treten, beispielsweise telefonisch, per E-Mail, schriftlich oder über ein Kontaktformular auf unserer Internetseite.

Die Verarbeitung dient der Entgegennahme, inhaltlichen Prüfung und Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie der Kommunikation mit Ihnen. Je nach Anlass der Kontaktaufnahme kann die Verarbeitung unterschiedlichen Zwecken dienen. Hierzu zählen insbesondere die Beantwortung allgemeiner Anfragen, die Klärung von Rückfragen zu Leistungen oder Produkten, die Anbahnung möglicher Geschäftsbeziehungen, die Bearbeitung von Kooperations- oder sonstigen fachlichen Anfragen sowie vergleichbare Anliegen.

Soweit sich aus der Kontaktaufnahme konkrete Folgeschritte ergeben, kann die Verarbeitung personenbezogener Daten auch zur internen Weiterleitung der Anfrage, zur Abstimmung mit zuständigen Fachbereichen oder zur Vorbereitung weiterer Maßnahmen erfolgen, etwa zur Erstellung von Angeboten oder zur Prüfung einer möglichen Zusammenarbeit.

Die im Rahmen der Kontaktaufnahme verarbeiteten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verwendet. Eine weitergehende Verarbeitung, insbesondere zu anderen Zwecken, erfolgt nur, sofern hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht oder Sie gesondert hierüber informiert wurden.

Datenkategorien:

Im Rahmen der Kontaktaufnahme verarbeiten wir – abhängig von Art und Inhalt der Anfrage – insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Identitäts- und Kontaktdaten: Vor- und Nachname, ggf. Firmenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift sowie sonstige von Ihnen bereitgestellte Kontaktdaten.
• Inhalts- und Kommunikationsdaten: Angaben und Inhalte, die Sie uns im Rahmen Ihrer Anfrage mitteilen, einschließlich des konkreten Anliegens, Rückfragen oder ergänzender Informationen.
• Organisatorische und zuordnungsbezogene Daten: Angaben, die für die interne Zuordnung, Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage erforderlich sind, etwa Zuständigkeiten, Bearbeitungsvermerke oder der Kommunikationsverlauf.
• Technische Metadaten: Soweit die Kontaktaufnahme über elektronische Kommunikationswege erfolgt, können technische Informationen anfallen, die zur Abwicklung der Kommunikation erforderlich sind, etwa Zeitpunkte der Kontaktaufnahme oder technische Kennungen.

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

Vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Soweit sich Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags oder auf die Anbahnung einer Geschäftsbeziehung bezieht, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags. Dies umfasst insbesondere die Bearbeitung von Anfragen zu Leistungen oder Produkten sowie die Vorbereitung entsprechender Angebote.

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sofern die Kontaktaufnahme nicht der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage berechtigter Interessen. Das berechtigte Interesse liegt insbesondere in der sachgerechten Bearbeitung und Beantwortung allgemeiner Anfragen, der Kommunikation mit Interessenten, bestehenden Geschäftspartnern oder sonstigen Kontaktpersonen, der Bearbeitung von Anfragen an Fach- oder Organisationseinheiten, etwa an Marketing-, Vertriebs- oder Servicebereiche, sowie der Pflege geschäftlicher Kontakte. Dabei werden die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen angemessen berücksichtigt.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf freiwilliger Basis für bestimmte Zwecke zur Verfügung stellen oder einer entsprechenden Verarbeitung ausdrücklich zustimmen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Den Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Zur Bearbeitung von Anfragen im Rahmen der Kontaktaufnahme können personenbezogene Daten an interne Stellen weitergegeben werden, soweit dies zur sachgerechten Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage erforderlich ist. Dies betrifft insbesondere zuständige Fach- oder Organisationseinheiten, wie etwa Service-, Vertriebs-, Marketing- oder sonstige Fachbereiche.

Darüber hinaus können externe Dienstleister eingesetzt werden, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten. Hierzu zählen insbesondere IT-Dienstleister, Anbieter von Kommunikations- oder E-Mail-Systemen sowie sonstige Dienstleister, die unterstützende Leistungen im Zusammenhang mit der Entgegennahme, Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen erbringen. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt darüber hinaus nur, soweit dies zur Bearbeitung der konkreten Anfrage erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann im Einzelfall stattfinden, insbesondere wenn externe Dienstleister oder Kommunikationssysteme eingesetzt werden, deren Verarbeitung ganz oder teilweise in Drittstaaten erfolgt. In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten ausschließlich unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder durch geeignete Garantien wie den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer:

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme nur so lange, wie dies für die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage erforderlich ist.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme verarbeitet werden, werden grundsätzlich gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine weiteren Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen.

Sofern sich aus der Kontaktaufnahme vorvertragliche Maßnahmen, vertragliche Beziehungen oder sonstige weiterführende Prozesse ergeben, erfolgt eine weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten ausschließlich auf Grundlage der hierfür jeweils einschlägigen Datenschutzerklärungen und gesetzlichen Vorgaben.

Daten, die ausschließlich zu organisatorischen oder kommunikativen Zwecken im Rahmen der Kontaktaufnahme verarbeitet werden und für die weitere Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme ist grundsätzlich freiwillig. Ohne die Bereitstellung der für die Bearbeitung einer Anfrage erforderlichen Informationen kann es jedoch nicht möglich sein, die Anfrage sachgerecht zu prüfen, zu beantworten oder mit Ihnen zu kommunizieren.

Sofern sich die Kontaktaufnahme auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags bezieht, kann die Nichtbereitstellung erforderlicher personenbezogener Daten dazu führen, dass vorvertragliche Maßnahmen nicht durchgeführt oder ein Vertrag nicht geschlossen werden kann.

Lieferanten, Dienstleister und Geschäftspartner

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Anbahnung, Durchführung und Verwaltung von Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern und sonstigen Geschäftspartnern. Die Verarbeitung dient insbesondere der Prüfung und Bearbeitung von Anfragen, der Einholung und Bewertung von Angeboten, der Auswahl und Beauftragung von Lieferanten und Dienstleistern, der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen, der Kommunikation mit Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, der Koordination von Leistungen, der Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung sowie der Dokumentation der Geschäftsbeziehung. 

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere steuerliche, handelsrechtliche, buchhalterische, dokumentations- und aufbewahrungsrechtliche Pflichten sowie interne Kontroll-, Nachweis- und Compliance-Anforderungen.

Soweit im Rahmen der Zusammenarbeit Zugang zu unseren Systemen, Räumlichkeiten, Informationen oder sonstigen Ressourcen erforderlich ist, kann die Verarbeitung auch der Verwaltung von Zugangs-, Berechtigungs- und Sicherheitsprozessen dienen. Die Verarbeitung erfolgt dabei nur in dem Umfang, der für die jeweilige Geschäftsbeziehung und die damit verbundenen Zwecke erforderlich ist.

Datenkategorien:

Im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Verwaltung von Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern und sonstigen Geschäftspartnern verarbeiten wir – abhängig von Art und Umfang der jeweiligen Geschäftsbeziehung – insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten: Name, Vorname, Unternehmen, Funktion, Abteilung, berufliche Kontaktdaten sowie sonstige Angaben zur Identifikation und Zuordnung der jeweiligen Ansprechperson.
• Kontakt- und Kommunikationsdaten: Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kommunikationsinhalte, Gesprächs- und Korrespondenzverläufe sowie sonstige Angaben, die im Rahmen der geschäftlichen Kommunikation übermittelt werden.
• Vertrags- und Leistungsdaten: Angaben zu Angeboten, Bestellungen, Aufträgen, Verträgen, Leistungsbeschreibungen, Projektinhalten, Lieferungen, Dienstleistungen, Abnahmen, Reklamationen, Gewährleistungsfällen und sonstigen Informationen zur Durchführung der Geschäftsbeziehung.
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten: Rechnungsdaten, Bankverbindungen, Zahlungsinformationen, steuerliche Angaben, Buchungsdaten, Zahlungsstatus sowie sonstige Informationen, die für die Rechnungsprüfung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung erforderlich sind.
• Organisations- und Dokumentationsdaten: Zuständigkeiten, Bearbeitungsvermerke, Vorgangs- und Projektdaten, Nachweise, Protokolle, Freigaben, Prüfvermerke sowie sonstige Daten, die zur internen Organisation, Dokumentation, Nachverfolgung und Kontrolle der Geschäftsbeziehung erforderlich sind.
• Zugangs-, Berechtigungs- und Sicherheitsdaten: Soweit erforderlich, Angaben zur Verwaltung von Zugängen zu Räumlichkeiten, IT-Systemen, Plattformen oder sonstigen Ressourcen, insbesondere Benutzerkennungen, Rollen, Berechtigungen, Zugriffsprotokolle, Besucherdaten oder sicherheitsrelevante Nachweise.
• Compliance- und Nachweisdaten: Angaben, die zur Erfüllung gesetzlicher, vertraglicher oder interner Nachweis-, Kontroll- und Compliance-Anforderungen erforderlich sind, insbesondere Steuer-, Handelsregister-, Gewerbe-, Versicherungs-, Qualifikations-, Zertifizierungs- oder sonstige Eignungsnachweise.

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern und sonstigen Geschäftspartnern erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dies betrifft insbesondere die Prüfung und Bearbeitung von Angeboten, die Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen, die Leistungserbringung, die Rechnungsabwicklung sowie die Kommunikation im Rahmen der jeweiligen Geschäftsbeziehung.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Soweit wir personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Dies betrifft insbesondere steuerliche, handelsrechtliche, buchhalterische, dokumentations- und aufbewahrungsrechtliche Pflichten sowie gesetzliche Nachweis- und Mitwirkungspflichten.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist und die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen nicht überwiegen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung personenbezogener Daten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, Beschäftigten, Vertreterinnen und Vertretern oder sonstigen Kontaktpersonen von Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern und sonstigen Geschäftspartnern. Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere in der effizienten Organisation und Verwaltung von Geschäftsbeziehungen, der Kommunikation mit den zuständigen Kontaktpersonen, der Auswahl geeigneter Lieferanten und Dienstleister, der Koordination von Leistungen, der Sicherstellung ordnungsgemäßer Geschäftsprozesse, der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche sowie der Gewährleistung von Sicherheit, Compliance und interner Kontrolle.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Anbahnung, Durchführung, Verwaltung oder Abwicklung der jeweiligen Geschäftsbeziehung benötigen. Dies betrifft insbesondere Geschäftsleitung, Einkauf, Buchhaltung, Fachabteilungen, Projektverantwortliche, IT, Verwaltung sowie sonstige intern zuständige Stellen.

Personenbezogene Daten können zudem an externe Empfänger übermittelt werden, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung, Verwaltung oder Abwicklung der jeweiligen Geschäftsbeziehung, die Bearbeitung von Angeboten, Bestellungen, Verträgen, Lieferungen oder Dienstleistungen, die Rechnungsprüfung, die Zahlungsabwicklung, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder die Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater, Banken, Zahlungsdienstleister, Versicherungen, Versand- und Logistikdienstleister, IT-Dienstleister, Plattformanbieter, Behörden, Gerichte sowie sonstige externe Stellen, soweit eine Übermittlung im jeweiligen Einzelfall erforderlich oder gesetzlich vorgesehen ist.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn dies im Zusammenhang mit der jeweiligen Geschäftsbeziehung, dem Einsatz bestimmter IT- oder Kommunikationsdienste oder der Einbindung externer Dienstleister erforderlich ist. In solchen Fällen erfolgt eine Drittlandübermittlung nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln sowie ggf. ergänzender technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen.

Speicherdauer:

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern und sonstigen Geschäftspartnern nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Personenbezogene Daten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, Beschäftigten, Vertreterinnen und Vertretern oder sonstigen Kontaktpersonen werden grundsätzlich für die Dauer der jeweiligen Geschäftsbeziehung oder solange gespeichert, wie die jeweilige Person als Kontaktperson für die Geschäftsbeziehung relevant ist.

Wenn uns mitgeteilt wird, dass eine Ansprechperson nicht mehr zuständig ist, das Unternehmen verlassen hat oder ihre Kontaktdaten nicht mehr aktuell sind, werden die entsprechenden personenbezogenen Daten gelöscht, gesperrt oder aktualisiert, soweit sie für die weitere Abwicklung der Geschäftsbeziehung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

Personenbezogene Daten, die Bestandteil von Verträgen, Bestellungen, Angeboten, Leistungsnachweisen, Rechnungen, Buchungsunterlagen, geschäftlicher Korrespondenz oder sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind, können für die Dauer der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden. Diese betragen regelmäßig sechs oder zehn Jahre, abhängig von Art und Inhalt der jeweiligen Unterlagen.

Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich sind, können darüber hinaus für die Dauer der jeweils geltenden Verjährungsfristen gespeichert werden. Nach Ablauf der maßgeblichen Aufbewahrungs- oder Verjährungsfristen werden die Daten gelöscht, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern und sonstigen Geschäftspartnern ist grundsätzlich erforderlich, soweit die jeweiligen Daten für die Anbahnung, Durchführung, Verwaltung oder Abwicklung der Geschäftsbeziehung benötigt werden.

Werden erforderliche personenbezogene Daten nicht bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass Angebote nicht geprüft, Verträge nicht vorbereitet oder durchgeführt, Lieferungen oder Dienstleistungen nicht koordiniert, Rechnungen nicht bearbeitet oder gesetzliche Nachweis-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nicht erfüllt werden können.

Soweit personenbezogene Daten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, Beschäftigten, Vertreterinnen und Vertretern oder sonstigen Kontaktpersonen nicht bereitgestellt oder nicht aktuell gehalten werden, kann dies die Kommunikation und die ordnungsgemäße Abwicklung der Geschäftsbeziehung erschweren oder unmöglich machen.

Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, wie z. B. Tagungen, Schulungen, Workshops oder sonstigen Events. Dabei kann es sich sowohl um offene Veranstaltungen als auch um geschlossene oder teilnahmebeschränkte Veranstaltungen handeln, bei denen eine vorherige Anmeldung erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere, um:

• die Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen zu ermöglichen,
• Teilnehmende zu verwalten und organisatorisch zu betreuen,
• veranstaltungsbezogene Informationen bereitzustellen (z. B. Programminformationen, organisatorische Hinweise oder Zugangsinformationen),
• die Durchführung der Veranstaltung vor Ort oder digital zu organisieren,
• im Nachgang der Veranstaltung Informationen zu übermitteln (z. B. Unterlagen, Ergebnisse, Rückblicke oder Feedbackanfragen).

Soweit dies für die Organisation und Durchführung erforderlich ist, kann die Verarbeitung personenbezogener Daten auch die Erstellung von Teilnehmerlisten, Namenskennzeichnungen oder die Vergabe von Zugangs- oder Parkberechtigungen umfassen. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen erfolgt zusätzlich eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Abwicklung des Veranstaltungsbeitrags, einschließlich der Rechnungsstellung und buchhalterischen Verarbeitung. Die im Zusammenhang mit der Veranstaltungsorganisation verarbeiteten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die genannten Zwecke verwendet.

Datenkategorien:

Im Rahmen der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Identifikations- und Stammdaten: Vor- und Nachname, ggf. Titel sowie weitere Angaben zur eindeutigen Identifikation der teilnehmenden Person.
• Kontakt- und Kommunikationsdaten: E-Mail-Adresse sowie ggf. Telefonnummer, soweit diese für die Organisation, Durchführung oder Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich sind.
• Teilnahme- und Veranstaltungsdaten: Angaben zur Anmeldung und Teilnahme an der Veranstaltung, einschließlich veranstaltungsbezogener Informationen wie Teilnahmeform, Programmpunkte oder organisatorische Zuordnungen.
• Berufs- und organisationsbezogene Angaben: Angaben zur aktuellen Tätigkeit, zum Arbeitgeber oder zur Funktion, soweit diese im Rahmen der Veranstaltung relevant sind (z. B. bei fachlichen Veranstaltungen oder Netzwerktreffen).
• Zahlungs- und Abrechnungsdaten (bei kostenpflichtigen Veranstaltungen): Rechnungsdaten sowie Angaben, die zur Abwicklung des Veranstaltungsbeitrags erforderlich sind. Zahlungsdaten im engeren Sinne werden – soweit möglich – über externe Zahlungsdienstleister verarbeitet.
• Organisatorische Zusatzangaben: Weitere Angaben, die zur Organisation der Veranstaltung erforderlich sind, z. B. zur Ausstellung von Namenskennzeichnungen, Zugangs- oder Parkberechtigungen.

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

Vertragliche oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Sofern für die Teilnahme an einer Veranstaltung ein Veranstaltungsbeitrag erhoben wird, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses. Dies umfasst insbesondere die Anmeldung zur Veranstaltung, die Durchführung der Veranstaltung sowie die Abwicklung der Zahlung und die nachgelagerte buchhalterische Verarbeitung.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sofern es sich um kostenfreie Veranstaltungen handelt, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage berechtigter Interessen. Das berechtigte Interesse liegt in der sachgerechten Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung, der Kommunikation mit den Teilnehmenden sowie der Qualitätssicherung und Weiterentwicklung des Veranstaltungsangebots. Dabei werden die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen angemessen berücksichtigt, da die Verarbeitung zweckgebunden erfolgt und ohne die Bereitstellung der erforderlichen Daten eine Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich ist.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen können externe Dienstleister eingesetzt werden, die unterstützende organisatorische oder technische Leistungen erbringen. Hierzu zählen insbesondere Anbieter von Veranstaltungs-, Anmelde- oder Kommunikationslösungen, die zur Verwaltung von Teilnehmenden, zur Bereitstellung von Informationen oder zur Durchführung der Veranstaltung genutzt werden. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO. Die Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung des Verantwortlichen und unter Einhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zu verarbeiten.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann im Einzelfall stattfinden, abhängig von den eingesetzten technischen oder organisatorischen Dienstleistern. In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn für das betreffende Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht oder durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln sowie ggf. ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt wird.

Speicherdauer:

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen nur so lange, wie dies für die Planung, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung erforderlich ist.

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Anmeldung und Teilnahme an kostenfreien Veranstaltungen verarbeitet werden, werden in der Regel nach Abschluss der Veranstaltung und der damit verbundenen Nachbereitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe einer weiteren Speicherung entgegenstehen.

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen erfolgt eine weitergehende Speicherung der hierfür relevanten personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erforderlich ist. Diese ergeben sich insbesondere aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften und können Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren vorsehen.

Daten, die ausschließlich zu organisatorischen Zwecken verarbeitet werden und für die weitere Abwicklung nicht erforderlich sind, werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen ist grundsätzlich freiwillig. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen.

Sofern für die Teilnahme an einer Veranstaltung bestimmte personenbezogene Daten erforderlich sind (z. B. zur Anmeldung, Teilnehmerverwaltung oder Organisation), kann eine Teilnahme an der Veranstaltung jedoch nicht ermöglicht werden, wenn diese Daten nicht bereitgestellt werden.

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen ist die Bereitstellung der für die Vertragsabwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten notwendig, um einen Vertrag über die Teilnahme an der Veranstaltung abschließen und durchführen zu können. Ohne diese Daten ist eine Teilnahme an der kostenpflichtigen Veranstaltung nicht möglich.

Die Angabe weiterer personenbezogener Daten, die über das für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderliche Maß hinausgehen, erfolgt – sofern vorgesehen – freiwillig und ist für die Teilnahme grundsätzlich nicht zwingend erforderlich.

Vertragsabwicklung und Leistungserbringung - fitness- und trainingsbezogene Dienstleistungen

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Verträge über fitness- und trainingsbezogene Dienstleistungen zu begründen, durchzuführen und abzuwickeln sowie die hiermit verbundenen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Die Verarbeitung dient insbesondere der organisatorischen, administrativen und dokumentarischen Unterstützung der jeweiligen Vertrags- und Leistungsbeziehungen. Dies umfasst insbesondere Tätigkeiten im Rahmen von:

• der Anbahnung, Begründung und Abwicklung von Vertragsverhältnissen, z. B. im Zusammenhang mit Mitgliedschaftsanfragen, Angebotserstellung, Vertragsabschluss, Vertragsänderungen oder Vertragsbeendigung,
• der Durchführung und Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Nutzung von Trainingsflächen, Geräten, Kursangeboten und sonstigen vereinbarten Leistungen,
• der Organisation, Verwaltung und Abwicklung von Mitgliedschaften, Tarifen, Zusatzleistungen sowie der Zuordnung von Mitgliedern zu entsprechenden Nutzungs- und Leistungsberechtigungen,
• der Planung, Organisation und Durchführung von Kursangeboten, Trainingszeiten, Betreuungsleistungen oder sonstigen studiointernen Angeboten,
• der Organisation und Verwaltung des Studiozugangs, insbesondere im Zusammenhang mit Zutrittsberechtigungen, Anwesenheitsverwaltung sowie der Berücksichtigung von Öffnungs-, Kern- und Randzeiten,
• der Kommunikation mit Mitgliedern im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung, der Nutzung der angebotenen Leistungen, Terminabstimmungen, Rückfragen oder Leistungsdokumentation,
• der Abwicklung von Abrechnungs-, Zahlungs- und buchhalterischen Vorgängen im Zusammenhang mit Mitgliedsbeiträgen und sonstigen vertraglich vereinbarten Entgelten,
• der Bearbeitung von Reklamationen, Vertragsänderungen, Kündigungen oder sonstigen vertragsbezogenen Anliegen,
• der Erfüllung gesetzlicher Nachweis-, Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten,
• der internen Verwaltung und Dokumentation von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen,
• der Wahrnehmung sowie der Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen aus Vertrags- oder Leistungsbeziehungen.

Soweit im Rahmen der Leistungserbringung Betreuungs- oder Trainingsleistungen durch Trainerinnen oder Trainer erfolgen, werden personenbezogene Daten zudem verarbeitet, um diese Leistungen organisatorisch zu planen, zu koordinieren und durchzuführen. In diesem Zusammenhang können im Einzelfall auch Angaben zu körperlichen Voraussetzungen, Einschränkungen oder trainingsrelevanten Besonderheiten berücksichtigt werden, sofern dies für die individuelle Betreuung erforderlich ist. Eine weitergehende medizinische Diagnostik oder Behandlung findet nicht statt.

Soweit erforderlich, werden personenbezogene Daten darüber hinaus verarbeitet, um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen oder berechtigte Interessen zu wahren, etwa zur ordnungsgemäßen Organisation des Studiobetriebs, zur Sicherstellung einer nachvollziehbaren Leistungserbringung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Kommt es im Zusammenhang mit Vertrags- oder Leistungsbeziehungen zu rechtlichen Auseinandersetzungen, können die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten an Rechtsvertretungen, Gerichte oder zuständige Behörden übermittelt werden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zu den genannten Zwecken und ist auf das hierfür erforderliche Maß beschränkt. Eine Nutzung der Daten zu anderen Zwecken findet nicht statt, sofern hierfür keine gesonderte Rechtsgrundlage besteht oder eine entsprechende Information erfolgt ist.

Datenkategorien:

Im Rahmen der Vertragsabwicklung und Leistungserbringung im Bereich fitness- und trainingsbezogener Dienstleistungen verarbeiten wir insbesondere die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten: z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Geburtsdatum.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: z. B. Vertragsinhalte, Mitgliedschaftsdaten, Tarif- und Leistungsmodelle, Vertragslaufzeiten, Abrechnungs- und Zahlungsinformationen, Angaben zu Zusatzleistungen.
• Nutzungs- und Zutrittsdaten: z. B. Angaben zur Nutzung von Trainingsflächen, Geräten oder Kursangeboten, Zutritts- und Anwesenheitsdaten, Berechtigungen, Mitgliedskarten- oder Chipnummern.
• Kurs- und Leistungsdaten: z. B. Anmeldungen zu Kursen oder Trainingsangeboten, Teilnahmeinformationen, Termin- und Organisationsdaten im Zusammenhang mit angebotenen Leistungen.
• Betreuungs- und trainingsbezogene Angaben: z. B. organisatorische Angaben zur Trainingsplanung, zu vereinbarten Betreuungsterminen oder zu trainingsrelevanten Hinweisen, soweit diese für die Durchführung der vereinbarten Leistungen erforderlich sind.
• Kommunikationsdaten: z. B. Inhalte von Anfragen, Absprachen oder sonstiger Kommunikation im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung, der Nutzung der angebotenen Leistungen oder der Betreuung.
• Dokumentations- und Nachweisdaten: z. B. Vertragsunterlagen, Änderungs- oder Kündigungsdokumente, Protokolle, gesetzlich erforderliche Nachweise und interne Dokumentationen.

Soweit im Rahmen der Durchführung von Trainings- oder Betreuungsleistungen im Einzelfall Angaben zu körperlichen Voraussetzungen, Einschränkungen oder trainingsrelevanten Besonderheiten erforderlich sind, können entsprechende Informationen verarbeitet und dokumentiert werden, um die vereinbarten Leistungen sachgerecht zu berücksichtigen. Solche Angaben werden ausschließlich im erforderlichen Umfang verarbeitet und nicht zu medizinischen Diagnose- oder Behandlungszwecken genutzt.

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vertragsabwicklung und Leistungserbringung im Bereich fitness- und trainingsbezogener Dienstleistungen erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen über fitness- und trainingsbezogene Dienstleistungen. Dies umfasst insbesondere die Bearbeitung von Anfragen und Angeboten, den Abschluss, die Verwaltung, Änderung und Beendigung von Mitgliedschaften, die Organisation und Durchführung der vereinbarten Trainings-, Kurs- und Betreuungsleistungen, die Verwaltung von Zutritts- und Nutzungsberechtigungen sowie die Abrechnung der vertraglich vereinbarten Entgelte.

Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung dieser Pflichten. Hierzu zählen insbesondere handels- und steuerrechtliche Vorgaben sowie gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten im Zusammenhang mit Vertrags- und Leistungsbeziehungen.

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Darüber hinaus kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage berechtigter Interessen erfolgen. Das berechtigte Interesse liegt insbesondere in der ordnungsgemäßen Organisation des Studiobetriebs, der Verwaltung und Dokumentation von Vertrags- und Leistungsbeziehungen, der Kommunikation mit Mitgliedern sowie der Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen. Dabei werden die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen angemessen berücksichtigt.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO): Soweit im Einzelfall im Rahmen von Trainings- oder Betreuungsleistungen Angaben zu körperlichen Voraussetzungen, Einschränkungen oder trainingsrelevanten Besonderheiten verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder einer sonstigen einschlägigen gesetzlichen Erlaubnis. Die Verarbeitung beschränkt sich dabei auf das für die Durchführung der vereinbarten Leistungen erforderliche Maß.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Zur Durchführung fitness- und trainingsbezogener Dienstleistungen sowie der damit verbundenen Prozesse können externe Dienstleister eingesetzt werden, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten. Hierzu zählen insbesondere IT-Dienstleister, Anbieter von Studio-, Kurs- oder Mitgliederverwaltungssystemen, Zahlungs- und Abrechnungsdienstleister sowie sonstige Dienstleister, die unterstützende Leistungen im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung, der Leistungserbringung oder der Organisation betrieblicher Abläufe erbringen. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO.

Darüber hinaus erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte grundsätzlich nur, soweit hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Dies kann insbesondere Übermittlungen an zuständige Behörden, Gerichte oder Rechtsvertretungen umfassen.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann im Einzelfall stattfinden, insbesondere wenn externe Dienstleister eingesetzt werden, deren Verarbeitung ganz oder teilweise in Drittstaaten erfolgt. In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten ausschließlich unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder durch geeignete Garantien wie den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer:

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten von Mitgliedern und sonstigen Vertragspartnerinnen und Vertragspartnern nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen über fitness- und trainingsbezogene Dienstleistungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nach Beendigung der jeweiligen Vertrags- oder Leistungsbeziehung gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten einer Löschung entgegenstehen. Dies betrifft insbesondere Daten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Mitgliedschaften, der Nutzung der angebotenen Trainings-, Kurs- oder Betreuungsleistungen sowie der Abrechnung vertraglich vereinbarter Entgelte.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, insbesondere aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, werden die entsprechenden personenbezogenen Daten für die gesetzlich vorgesehenen Fristen gespeichert. Diese können – abhängig von Art und Inhalt der Unterlagen – sechs oder zehn Jahre betragen.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten für weitere zulässige Zwecke gespeichert werden, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Dies kann insbesondere zur Dokumentation erbrachter Leistungen, zur Nachvollziehbarkeit von Vertrags- und Nutzungsverläufen oder zur Wahrnehmung sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich sein. In diesen Fällen werden die Daten gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt oder keine rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Daten, die ausschließlich zu organisatorischen oder kommunikativen Zwecken verarbeitet werden und für die weitere Abwicklung nicht mehr erforderlich sind, werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit fitness- und trainingsbezogenen Dienstleistungen ist erforderlich, um Verträge über Mitgliedschaften oder sonstige angebotene Leistungen abzuschließen und durchzuführen sowie gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen. Ohne die Bereitstellung der hierfür notwendigen personenbezogenen Daten ist es in der Regel nicht möglich, eine Mitgliedschaft zu begründen, vertraglich vereinbarte Trainings-, Kurs- oder Betreuungsleistungen zu erbringen oder die Nutzung der angebotenen Leistungen zu ermöglichen.

Die Bereitstellung weiterer personenbezogener Daten, die nicht zwingend für die Durchführung der jeweiligen Leistungen oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind, erfolgt freiwillig. Aus der Nichtbereitstellung solcher freiwilligen Angaben entstehen grundsätzlich keine Nachteile für den Abschluss oder die Durchführung der Mitgliedschaft oder sonstiger vertraglich vereinbarter Leistungen.

Videoüberwachung zum Schutz von Personen und Eigentum

Art und Zweck der Verarbeitung:

In bestimmten, räumlich abgegrenzten Bereichen setzen wir Videoüberwachung ein, um den Schutz von Personen, den Schutz von Eigentum sowie die Prävention und Aufklärung von sicherheitsrelevanten Vorfällen sicherzustellen. Die Videoüberwachung dient insbesondere dazu, Straftaten, Vandalismus oder vergleichbare sicherheitsrelevante Ereignisse zu verhindern, zu erkennen oder im Anlassfall nachträglich aufzuklären.

Die Videoüberwachung erfolgt ausschließlich in Bereichen, in denen sie zur Wahrung der genannten Zwecke erforderlich ist. Dabei wird der Grundsatz der Datenminimierung berücksichtigt. Es werden nur solche Bereiche überwacht, bei denen ein berechtigtes Sicherheitsinteresse besteht. Eine flächendeckende oder anlasslose Überwachung findet nicht statt.

Die Videoüberwachung dient nicht der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Beschäftigten oder sonstigen betroffenen Personen. Eine dauerhafte Beobachtung von Aufenthalts-, Erholungs- oder besonders sensiblen Bereichen erfolgt nicht. Insbesondere werden keine Tonaufnahmen angefertigt.

Die eingesetzten Kameras erfassen Bilddaten in Echtzeit. Eine Auswertung der Aufnahmen erfolgt ausschließlich anlassbezogen, beispielsweise zur Aufklärung konkreter sicherheitsrelevanter Vorfälle. Eine automatisierte Auswertung oder Analyse der Videoaufnahmen findet nicht statt.

Zur Wahrnehmung der Transparenzpflichten werden betroffene Personen durch Hinweisschilder vor Ort über den Einsatz der Videoüberwachung informiert. Diese Datenschutzerklärung enthält ergänzende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Videoüberwachung.

Datenkategorien:

Im Rahmen der Videoüberwachung werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Bilddaten: Videoaufnahmen von Personen, die sich in den überwachten Bereichen aufhalten.
• Zeit- und Ortsbezug: Angaben zum Aufnahmezeitpunkt sowie zum überwachten Bereich, die sich aus den Videoaufnahmen ergeben.

Weitere personenbezogene Daten werden im Rahmen der Videoüberwachung nicht verarbeitet.
Insbesondere werden keine Tonaufnahmen angefertigt und keine biometrischen Daten verarbeitet.

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Videoüberwachung erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 4 BDSG.

Das berechtigte Interesse liegt insbesondere im:

• Schutz von Personen vor Übergriffen oder sonstigen sicherheitsrelevanten Vorfällen,
• Schutz von Eigentum vor Diebstahl, Vandalismus oder Sachbeschädigung,
• der Prävention sowie der Aufklärung konkreter sicherheitsrelevanter Ereignisse.

Die Videoüberwachung ist auf das erforderliche Maß beschränkt und erfolgt ausschließlich in räumlich abgegrenzten Bereichen, in denen ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis besteht. Die überwachten Bereiche sind klar definiert und durch geeignete Hinweisschilder gekennzeichnet.

Bei der Interessenabwägung wurden die schutzwürdigen Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen berücksichtigt. Insbesondere wurde beachtet, dass:

• keine dauerhafte oder anlasslose Überwachung erfolgt,
• keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Beschäftigten stattfindet,
• besonders sensible Bereiche (z. B. Umkleiden, Sanitär- oder Ruheräume) nicht videoüberwacht werden,
• die Videoaufnahmen grundsätzlich nur kurzfristig gespeichert und ausschließlich anlassbezogen ausgewertet werden,
• technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen wurden, um den Zugriff auf die Videoaufnahmen auf einen eng begrenzten Personenkreis zu beschränken.

Unter Berücksichtigung dieser Maßnahmen überwiegen die berechtigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber den Interessen und Grundrechten der betroffenen Personen.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Zugriff auf die im Rahmen der Videoüberwachung verarbeiteten personenbezogenen Daten haben ausschließlich intern berechtigte Stellen, soweit dies zur Wahrnehmung der genannten Zwecke erforderlich ist (z. B. zur Aufklärung konkreter sicherheitsrelevanter Vorfälle). Der Zugriff ist auf einen eng begrenzten Personenkreis beschränkt und erfolgt unter Berücksichtigung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Sofern externe Dienstleister mit der Installation, Wartung oder technischen Betreuung der Videoüberwachungssysteme beauftragt sind, können diese im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich im Auftrag des Verantwortlichen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Eine Weitergabe kann im Einzelfall erfolgen, soweit dies zur Aufklärung konkreter sicherheitsrelevanter Vorfälle erforderlich ist, beispielsweise an Strafverfolgungsbehörden.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet im Zusammenhang mit der Videoüberwachung grundsätzlich nicht statt. Sofern im Einzelfall dennoch eine Drittlandverarbeitung nicht ausgeschlossen werden kann (z. B. bei Nutzung externer IT-Dienstleistungen), erfolgt eine solche Übermittlung nur unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer:

Die im Rahmen der Videoüberwachung erhobenen personenbezogenen Daten werden nur für einen kurzen Zeitraum gespeichert und anschließend automatisch gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten sicherheitsrelevanten Vorfalls erforderlich sind.

Die reguläre Speicherdauer der Videoaufnahmen beträgt in der Regel bis zu 72 Stunden. Eine längere Speicherung erfolgt ausschließlich anlassbezogen, sofern innerhalb dieses Zeitraums ein sicherheitsrelevanter Vorfall festgestellt wird (z. B. Diebstahl, Sachbeschädigung oder ein sonstiger Vorfall, der eine Auswertung der Aufnahmen erforderlich macht).

In solchen Fällen werden die betroffenen Videoaufnahmen für die Dauer gespeichert, die zur Sachverhaltsaufklärung, Beweissicherung oder zur Geltendmachung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Nach Abschluss der Aufklärung oder des jeweiligen Verfahrens werden die entsprechenden Aufnahmen unverzüglich gelöscht. Eine dauerhafte Archivierung der Videoaufnahmen findet nicht statt.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Videoüberwachung erfolgt nicht auf freiwilliger Basis, da sich betroffene Personen beim Betreten der überwachten Bereiche im Regelfall nicht vollständig der Erfassung entziehen können.

Die Videoüberwachung ist jedoch auf die erforderlichen Bereiche beschränkt und erfolgt unter Wahrung der berechtigten Interessen der betroffenen Personen. Durch die deutliche Kennzeichnung der überwachten Bereiche mittels Hinweisschildern haben betroffene Personen die Möglichkeit, sich vor dem Betreten über den Einsatz der Videoüberwachung zu informieren und ihr Verhalten entsprechend auszurichten.

Sofern Sie die überwachten Bereiche betreten, werden die dort anfallenden personenbezogenen Daten im Rahmen der beschriebenen Zwecke verarbeitet. Ein Betreten der überwachten Bereiche ist in bestimmten Fällen aus tatsächlichen oder organisatorischen Gründen erforderlich (z. B. zur Nutzung von Angeboten oder Einrichtungen), sodass eine vollständige Vermeidung der Datenverarbeitung nicht immer möglich ist.

Zuständige Aufsichtsbehörde LfDI BW

Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15 

Biometrische Zutrittskontrolle über Facetronic

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wir setzen ein biometrisches Zugangssystem ein, um freiwillig teilnehmenden Mitgliedern einen kartenlosen Zugang zum Fitnessstudio zu ermöglichen und die Identität der eintretenden Person im Rahmen des Zutrittsvorgangs zu prüfen. Die Verarbeitung dient insbesondere dazu, die vertraglich vereinbarte Studionutzung technisch abzusichern und Missbrauchsrisiken, insbesondere durch Weitergabe von Zugangskarten oder Zugangsdaten an nicht berechtigte Dritte, zu reduzieren. Die Nutzung des biometrischen Zugangs ist freiwillig. Mitglieder, die den biometrischen Zugang nicht nutzen möchten oder eine erteilte Einwilligung widerrufen, können das Fitnessstudio weiterhin über eine nicht-biometrische Zugangsmöglichkeit, insbesondere über RFID-Chip, QR-Code oder ein vergleichbares Identifikationsmedium, betreten.

Bei der Registrierung für den biometrischen Zugang wird aus den Gesichtsmerkmalen des Mitglieds ein biometrisches Referenz-Template erstellt. Beim späteren Zutritt erfolgt der biometrische Abgleich nach Aktivierung über den hierfür vorgesehenen Schalter am Terminal. Im Rahmen dieses Zutrittsvorgangs erfasst das Zugangsterminal das Gesicht der eintretenden Person kurzzeitig, erzeugt daraus einen temporären Vergleichswert und gleicht diesen mit den hinterlegten Referenz-Templates der freiwillig registrierten Mitglieder ab. Zusätzlich wird eine Lebenderkennung eingesetzt, um Täuschungsversuche durch Fotos, Videos oder vergleichbare Manipulationen zu verhindern. Nach erfolgreicher Identifikation wird die zugeordnete Mitglieds-ID an das eingesetzte Studioverwaltungssystem übermittelt. Dort wird geprüft, ob eine aktive und zugangsberechtigte Mitgliedschaft besteht. Liegt eine Zugangsberechtigung vor, wird der Türöffnungsbefehl an das Zugangssystem übermittelt. Die biometrische Zutrittskontrolle erfolgt ausschließlich zum Zweck der Identitätsprüfung im Rahmen des Studiozutritts. Die Verarbeitung ist auf den Zutrittsvorgang am Zugangsterminal beschränkt. Der biometrische Zugang dient nicht der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Mitgliedern oder Beschäftigten und nicht der Auswertung des Trainingsverhaltens. 

Datenkategorien:

Im Rahmen der biometrischen Zutrittskontrolle werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Stammdaten und Mitgliedsdaten: insbesondere Vorname, Nachname, Mitgliedsnummer, Mitgliedsstatus und Zutrittsberechtigung.
• Technische Identifikationsdaten: insbesondere RFID-/Chip-ID, QR-Code-Token oder vergleichbare Zugangsmedienkennungen.
• Biometrische Referenzdaten: aus Gesichtsmerkmalen abgeleitete biometrische Templates, die zur Identitätsprüfung beim Zutritt verwendet werden.
• Temporäre Bild- und Vergleichsdaten: kurzzeitige Erfassung des Gesichtsbildes während des Scanvorgangs sowie daraus erzeugte temporäre Vergleichswerte für den biometrischen Abgleich.
• Zutritts- und Ereignisdaten: insbesondere Zeitpunkt, Standort bzw. Zugangsterminal, Status des Zutrittsvorgangs sowie Informationen zu fehlgeschlagenen oder abgelehnten Zutrittsversuchen.
• Sicherheits- und Echtheitsdaten: technische Informationen aus der Lebenderkennung zur Abwehr von Täuschungsversuchen durch Fotos, Videos oder vergleichbare Manipulationen.

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung allgemeiner Zutritts-, Vertrags- und Mitgliedsdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung ist erforderlich, um den Studiozutritt im Rahmen des bestehenden Mitgliedschaftsvertrages zu ermöglichen, die Zugangsberechtigung zu prüfen und den vertraglich vereinbarten Zugang zum Fitnessstudio bereitzustellen.

Die Verarbeitung biometrischer Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung bezieht sich auf die Erstellung und Nutzung eines biometrischen Referenz-Templates sowie den biometrischen Abgleich beim Zutritt zum Fitnessstudio. Die Nutzung des biometrischen Zugangs ist freiwillig. Sie können das Fitnessstudio auch ohne biometrische Identitätsprüfung über eine nicht-biometrische Zugangsmöglichkeit, insbesondere über RFID-Chip, QR-Code oder ein vergleichbares Identifikationsmedium, betreten. Wenn Sie nicht in die biometrische Verarbeitung einwilligen oder eine erteilte Einwilligung widerrufen, entstehen Ihnen hierdurch keine Nachteile hinsichtlich der Nutzung Ihrer Mitgliedschaft. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die Kontaktdaten des Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten.

Soweit Zutritts-, Ereignis- oder Fehlversuchsdaten zur Aufklärung konkreter Missbrauchsfälle, zur Durchsetzung vertraglicher Ansprüche, zur Sicherung des Hausrechts oder zur Abwehr unberechtigter Zutritte verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt insbesondere in der Verhinderung und Aufklärung einer missbräuchlichen Nutzung von Zugangskarten oder Zugangsdaten, dem Schutz des Studios vor unberechtigten Zutritten sowie der Absicherung der Studionutzung während unbetreuter Randzeiten. Bei der Abwägung wurden die schutzwürdigen Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen berücksichtigt. Insbesondere wurde beachtet, dass:

• die biometrische Nutzung freiwillig erfolgt,
• ein nicht-biometrischer Alternativzugang bestehen bleibt,
• biometrische Daten nur für den Zutrittsvorgang verarbeitet werden,
• temporäre Bild- und Vergleichsdaten nach Abschluss des Abgleichs gelöscht werden,
• biometrische Referenz-Templates bei Widerruf der Einwilligung oder Ende der Mitgliedschaft gelöscht werden,
• die Verarbeitung auf den Zugangsterminal und den konkreten Zutrittsvorgang beschränkt ist,
• technische und organisatorische Maßnahmen zur Absicherung der Verarbeitung vorgesehen sind.

Unter Berücksichtigung dieser Maßnahmen wird die biometrische Verarbeitung nur auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung durchgeführt. Die ergänzende Verarbeitung von Zutritts- und Ereignisdaten zur Missbrauchsaufklärung erfolgt nur, soweit dies im konkreten Fall erforderlich ist.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Zugriff auf die im Rahmen der biometrischen Zutrittskontrolle verarbeiteten personenbezogenen Daten haben ausschließlich intern berechtigte Stellen, soweit dies zur Wahrnehmung der genannten Zwecke erforderlich ist. Dies betrifft insbesondere die Verwaltung des Studiozugangs, die Bearbeitung von Einwilligungen und Widerrufen, die Prüfung von Zutrittsberechtigungen sowie die Aufklärung konkreter Missbrauchs- oder Fehlerfälle.

Zur technischen Bereitstellung und zum Betrieb des biometrischen Zugangssystems setzen wir die Facetronic UG (haftungsbeschränkt), Im Zukunftspark 4, 74076 Heilbronn, als Auftragsverarbeiter ein. Mit Facetronic besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

In den Zutrittsprozess ist außerdem das eingesetzte Studioverwaltungssystem eingebunden. Dieses wird insbesondere zur Prüfung des Mitgliedsstatus und der Zutrittsberechtigung genutzt. Hierzu wird nach erfolgreicher biometrischer Identifikation die zugeordnete Mitglieds-ID an das Studioverwaltungssystem übermittelt. Dort wird geprüft, ob eine aktive und zugangsberechtigte Mitgliedschaft besteht. Bei positiver Prüfung wird der Türöffnungsbefehl an das Zugangssystem zurückgegeben.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an sonstige Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Eine Weitergabe kann im Einzelfall erfolgen, soweit dies zur Aufklärung konkreter Missbrauchsfälle, zur Durchsetzung vertraglicher Ansprüche, zur Sicherung des Hausrechts oder zur Abwehr unberechtigter Zutritte erforderlich ist, beispielsweise an Rechtsanwälte oder Strafverfolgungsbehörden.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ist für den regulären Betrieb nicht vorgesehen. Sofern im Einzelfall eine Drittlandverarbeitung nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt eine solche Übermittlung nur unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer:

Die im Rahmen der biometrischen Zutrittskontrolle verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder eine hierfür erforderliche Einwilligung besteht. Das biometrische Referenz-Template wird gespeichert, solange Sie den biometrischen Zugang nutzen möchten. Es wird gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder Ihre Mitgliedschaft endet. Nach dem Widerruf der Einwilligung kann der biometrische Zugang nicht mehr genutzt werden. Der Zugang zum Fitnessstudio bleibt über die nicht-biometrische Zugangsmöglichkeit weiterhin möglich. 

Temporäre Bild- und Vergleichsdaten, die während des Zutrittsvorgangs am Zugangsterminal erzeugt werden, werden nur für den unmittelbaren biometrischen Abgleich verarbeitet und nach Abschluss des Abgleichs unverzüglich gelöscht. Daten zu fehlgeschlagenen oder abgelehnten Identifikationsversuchen werden nur gespeichert, soweit dies zur technischen Fehlerprüfung, zur Aufklärung unberechtigter Zutrittsversuche oder zur Sicherung des Systems erforderlich ist. Die Speicherdauer beträgt hierfür maximal 10 Tage. 

Zutrittsprotokolle ohne Bildbezug werden grundsätzlich für einen Zeitraum von 3 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Eine längere Speicherung bis zu maximal 6 Monaten erfolgt nur, soweit dies zur Aufklärung konkreter Missbrauchsfälle, zur Durchsetzung vertraglicher Ansprüche, zur Sicherung des Hausrechts oder zur Abwehr unberechtigter Zutritte erforderlich ist. Daten, die zur Aufklärung eines konkreten Missbrauchs- oder Sicherheitsvorfalls erforderlich sind, werden für die Dauer gespeichert, die zur Sachverhaltsaufklärung, Beweissicherung oder zur Geltendmachung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Nach Abschluss der Aufklärung oder des jeweiligen Verfahrens werden die entsprechenden Daten unverzüglich gelöscht.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Nutzung des biometrischen Zugangs ist freiwillig. Sie sind nicht verpflichtet, in die Verarbeitung Ihrer biometrischen Daten einzuwilligen oder den biometrischen Zugang zu nutzen. Wenn Sie keine Einwilligung erteilen, wird kein biometrisches Referenz-Template erstellt und Sie können den kartenlosen biometrischen Zugang nicht nutzen. Der Zugang zum Fitnessstudio bleibt in diesem Fall weiterhin über eine nicht-biometrische Zugangsmöglichkeit, insbesondere über RFID-Chip, QR-Code oder ein vergleichbares Identifikationsmedium, möglich. Auch wenn Sie eine bereits erteilte Einwilligung widerrufen, entstehen Ihnen hierdurch keine Nachteile hinsichtlich Ihrer Mitgliedschaft oder der Nutzung des Fitnessstudios. In diesem Fall wird der biometrische Zugang deaktiviert und das gespeicherte biometrische Referenz-Template gelöscht. Der weitere Zugang erfolgt anschließend über die nicht-biometrische Zugangsmöglichkeit.

Die Bereitstellung der für die allgemeine Mitgliederverwaltung und Zugangskontrolle erforderlichen Vertrags- und Zutrittsdaten ist hiervon zu unterscheiden. Diese Daten sind erforderlich, um den Mitgliedschaftsvertrag durchzuführen, die Zutrittsberechtigung zu prüfen und den Zugang zum Fitnessstudio bereitzustellen.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Zusammenhang mit der biometrischen Zutrittskontrolle nicht statt. Der biometrische Abgleich dient ausschließlich dazu, die Identität der eintretenden Person im Rahmen des Zutrittsvorgangs zu prüfen. Nach erfolgreicher Identifikation wird geprüft, ob eine aktive und zugangsberechtigte Mitgliedschaft besteht. Auf dieser Grundlage wird der Zutritt zum Fitnessstudio technisch freigegeben oder abgelehnt. Die biometrische Zutrittskontrolle dient nicht dazu, Mitglieder zu bewerten, ihr Verhalten zu analysieren, Profile zu bilden oder rechtliche Entscheidungen über die Mitgliedschaft zu treffen. Eine Nutzung der biometrischen Daten zur Leistungs-, Verhaltens- oder Trainingskontrolle findet nicht statt.